5 nejčastějších rizik při převzetí účetnictví, které účetní neznají

Převzetí účetnictví je okamžik, který nastává, když účetní získá nového klienta. Je to moment, který každá účetní oslavuje – má nového klienta, bude mít větší příjmy a na začátku každého vztahu všechno vypadá ideálně.
Možná už se někde objevuje malý mráček, že něco nebude úplně ideální, ale zpočátku ten vztah většinou vypadá růžově:
“Mám nového klienta, domluvili jsme se na ceně, budeme se teď domlouvat na předání účetnictví a potom se to nějak vyvine…”

Realita je často jiná

Jenomže často se setkávám s tím, že účetní přebírají účetnictví způsobem, že ještě za půl roku nemají zavedené počáteční stavy. Po třičtvrtě roce začínají pracovat na účetní závěrce a zjistí, že:

• spousta věcí chybí
• řada dokladů není kvalitně doložena
• nemají předané potřebné informace

A to všechno vede k obrovskému stresu pro novou účetní.

Typický scénář

Nejeden případ okolo mě vypadal takto: účetní převzala účetnictví, měla k dispozici podklady k účetnictví a vypadalo to jako slušně vedené účetnictví.

Ale potom při sestavování účetní závěrky se zjistilo, že:

• nesedí aktiva a pasiva z minulého roku (i když to číselně na řádku aktiva a pasiva formálně sedělo), ale v matematice byly chyby
• neseděly stavy na jednotlivých účtech
• detaily některých účtů nebyly dohledatelné

Výsledek? Účetní místo sestavení závěrky za aktuální období musela dohledávat informace za předcházející období ve spolupráci s odpovědnou osobou ve firmě.

Co bylo výsledkem: 

• mnoho hodin na straně účetní i klienta, kdy se snažili dohledat informace, které chyběly
• nejistota na straně účetní jak a kolik si za tu práci může vyfakturovat – dilema, zda všechny hodiny a nebo jen část
• stres, jestli se zvládne včas závěrka za aktuální období.

Faktické problémy při převzetí účetnictví

Proto jsem pro vás připravila 5 nejčastějších rizik, na která je potřeba při převzetí účetnictví myslet:

1. Neúplnost předaných dokladů

První riziko je neúplnost předaných dokladů a to, jaký to může mít vliv na účetnictví, účetní závěrku a daně.

Ta neúplnost dokladů spočívá v tom, že na začátku si řeknete: “Nevidím v tom problém, mám tady tyto podklady.” Klient vám říká: ” V účetnictví není problém, uvidíte sám/sama.”

Jenomže klient často nemá dostatečné znalosti o tom, jaké všechny doklady se mají přebírat. Domluví se s bývalou účetní a společně připraví určité dokumenty na předání. Záleží ale velmi na tom, v jaké “náladě” se klient s bývalou účetní loučí. A to vše se může následně promítat i v kvalitě předaného účetnictví, i když tady také nalezneme hrubý legislativní rámec , kterým se v této situaci řídit.

Je to i o předávaných dokumentech, informacích a souvislostech účetní jednotky. Tohle všechno je potřeba jasně stanovit už v okamžiku, když se začíná domlouvat převzetí účetnictví.

2. Nejasná odpovědnost

Druhým rizikem je nejasná odpovědnost.

Je judikaturou prokázáno, že odpovědnost za vedení účetnictví se účetní jednotka nikdy nemůže zbavit. A to ani tím, že svěří účetnictví do rukou jiné osoby (externí účetní).

V roce 2023, konkrétně 25.9.2023, vyšel judikát 30 Af 62/2021-71 , který se zabýval touto problematikou. Soud jednoznačně řekl, že odpovědnost je vždy na účetní jednotce.

Odpovědnost za účetnictví je v rukou jednatele, protože jednatel má povinnost zajistit řádné vedení evidence – a účetnictví je bez pochyby touto evidencí, která se zákonem myslí.

Ale když se podíváme do detailu:

• Jednatel vybírá profesionála, který mu povede účetnictví
• Účetní je profesionál, který se zavazuje jednat se znalostí a pečlivostí, která je s jeho povoláním spojena
• V případě, že při výkonu profese odborník způsobí škodu, může být podle občanského zákoníku (§ 2950) odpovědný za tuto škodu

Není však všechno černobílé – pokud došlo k pochybení na straně klienta, pak i klient nese za škodu odpovědnost. Nelze vše připsat pouze k tíži odborné osoby (v tomto případě účetní).

Odpovědnost je důležité jasně stanovit. Je zásadní s tím počítat a nějak na to reagovat. Jednoznačně doporučuji mít smlouvu o vedení účetnictví, kde máte stanovená pravidla, jak bude spolupráce fungovat – a to jak na začátku, tak i na konci vztahu.

3. Přístupy do systémů

Třetím rizikem je, že externí účetní mají přístupy do různých systémů a datových schránek, a klienti sami se správu těchto systémů nestarají.

Je potřeba si jasně říct:

• kdo má kde jaké přístupy, jaké systémy je potřeba mít zpřístupněné
• jaká jsou hesla
• zda se budou hesla měnit (což se vždy doporučuje při změně odpovědné osoby)

I na tyto přístupy je třeba myslet, protože když se přebírá účetnictví, nová účetní může získat přístup do systému až později – třeba proto, že jí bude založen speciální účet nebo budou změněna přístupová data.

4. Chybějící přehledy a evidence

Čtvrtou rizikovou oblastí jsou účetní záležitosti, kdy například chybí přehledy, evidence majetku, zásob nebo inventarizace.

Může se stát, že inventarizace buď nejsou vůbec udělané, nebo jsou, ale nejsou k dispozici či nejsou předávány. Chybí komplexnost dokumentů, které se váží k účetnictví a jsou to informace, se kterými je potřeba pracovat.

Například u majetku a zásob je důležité vědět:

• Jakým způsobem se odpisuje majetek
• Jak se naskladňují a vyskladňují zásoby
• Jaké je ocenění zásob

Toto všechno je nezbytné znát v okamžiku, kdy se přebírá účetnictví. Často nejsou ale tyto informace včas předávány nebo nejsou předávány vůbec.

5. Náprava nesprávně vedeného účetnictví

Posledním, pátým rizikem je otázka: pokud je účetnictví vedeno nesprávně, jak vyřešit jeho nápravu?

Často se setkávám s tím, že hodně účetních, zejména na začátku své praxe, se pustí do vedení složitějšího účetnictví. Nemají po ruce osobu, která by s nimi konzultovala nebo je kontrolovala. I když jsme v moderní době, nemůže účetnictví spoléhat na rady pouze umělé inteligence.

Určitě tyto účetní podporuji, ale je potřeba myslet na to, jestli všechno v účetnictví je správně.  A neplatí to jen pro účetní s krátkou praxí, může to být i účetní s dlouholetou praxí, která měla svůj způsob vedení účetnictví a nebo pro účetní poradenské firmy, které přes velké množství klientů nestíhají vše vést v maximální kvalitě. A nebo to prostě může být je souhra špatných okolností a chyba je na světě.

Už na začátku je dobré:

• Připravit se na možné problémy
• Zkontrolovat, jak kvalitně je účetnictví vedeno
• Zjistit, jestli jsou tam chyby
• Připravit klienta na případné opravy

A jednoznačně s klientem komunikovat:

• Jakým způsobem budou opravy oceněny
• Kolik to bude stát
• Jak to bude probíhat

Tohle není jen o provedení účetních operací – je to strašně důležité pro spolupráci s klientem.

Ve smlouvě by mělo být jasné:

1. Pravidla, jak bude účetnictví vedeno
2. Stanovení vaší odměny
3. Co je předmětem vaší činnosti

To je z mého pohledu velmi důležité. Na začátku každého vztahu je všechno skvělé, ale když začne jít do tuhého – třeba při řešení nápravy chyb z minulých let – pak je otázka, jak to ocenit a jakou částku si říct. Proto by mělo být jasně určeno, že takové věci nejsou součástí běžných účetních prací.

Více informací o převzetí nebo předání účetnictví

Pokud vás zajímají další detaily o převzetí a předání účetnictví:

• Jak je to konkrétně s legislativou
• Jaká pravidla jsou podchycená judikaturou
• Jaké konkrétní vyžadovat dokumenty od klienta nebo bývalých účetních,

Tak kompletní řešení všech zmíněných problémů nabízí můj minikurz “Převzetí účetnictví: Kompletní postup a dokumentace“, ve kterém se dozvíte úplně všechno, co je v souvislosti s převzetím a předáním účetnictví důležité.

Zahrnula jsem do něj roky praxe a zkušeností s přebíráním účetnictví. Je potřeba se na to podívat nejen z hlediska rychlého přenosu dat z jednoho systému do druhého, ale i z hlediska ověření správnosti.

Můžete převzít účetnictví, kde po kontrole zjistíte, že nejsou dodržovány účetní postupy nebo jsou tam chyby. To vás pak může stát hodně času, práce a stresu, než to všechno dáte dohromady.

Nepodceňujte přípravu na převzetí účetnictví– je to velmi důležitý krok na začátku vztahu s vaším klientem.