EET v účetní kanceláři: Kdo co zařídí a kdo za co odpovídá?

„Vy mi přece vedete účetnictví, tak mi zařídíte i EET.“

Takovou větu si od klienta možná vyslechnete. A možná ji ani nevysloví. Jen bude automaticky předpokládat, že všechno potřebné uděláte.

Posoudíte, jestli musí evidovat. Vyřídíte přihlášení, získáte certifikát, nastavíte pokladnu. A pak budete hlídat, jestli se všechny tržby správně odesílají.

Jenže každá z těchto činností znamená jinou práci, jiné znalosti a jinou míru zapojení do klientova podnikání.

Proto je potřeba ještě před zahájením evidence říct, kdo bude co dělat. A také za jakých podmínek.

Povinnost podnikatele a práce účetní jsou dvě různé věci

Oficiální informace k EET vztahují evidenční povinnost na poplatníka, kterému plynou evidované tržby. V běžném vztahu účetní kanceláře a jejího klienta tedy vycházíme z povinností klienta jako podnikatele. Samotné vedení jeho účetnictví neurčuje, které úkoly kolem EET účetní převezme.

Doporučuji proto oddělit dvě otázky:
Co musí podnikatel zajistit, aby splnil své povinnosti? A které konkrétní činnosti pro něj udělá účetní kancelář?

Účetní může převzít přípravu, administrativu nebo dohodnuté kontroly. Rozsah těchto služeb ale potřebuje jasné zadání.

Zároveň by bylo příliš jednoduché říct: „Za všechno odpovídá klient, takže účetní nic neřeší.“ Pokud kancelář určitou službu převezme, musí se řešit i správnost jejího provedení. Odpovědnost vůči správci daně a případná odpovědnost za chybu v poskytnuté službě nejsou totožné otázky.

Kdo posoudí, zda klient musí evidovat?

Začala bych informacemi od klienta. Jak prodává? Kde přijímá platby? Jak zákazníci platí? Má provozovnu, e-shop, rozvoz nebo více způsobů prodeje?

Proč tolik otázek?
Protože u EET nestačí podívat se na předmět podnikání nebo na bankovní výpis. Oficiální informace rozlišují charakter příjmu, okolnosti přijetí platby a zákonné výjimky. Například převod zaplacený zákazníkem z domova může mít jiné posouzení než platba uskutečněná při osobním kontaktu v provozovně.

Účetní potřebuje znát skutečný průběh prodeje. Ten z účetních dokladů nemusí být vidět.

Prakticky doporučuji, aby klient popsal své prodejní a platební postupy a účetní nebo daňový poradce na základě těchto informací zpracoval posouzení v dohodnutém rozsahu.

Výsledek je vhodné zachytit písemně. Včetně předpokladů, ze kterých vychází.
A s klientem si domluvte také hlášení změn. Posouzení založené na tom, že zákazníci platí výhradně na dálku, je potřeba znovu otevřít, pokud klient začne přijímat platby při osobním prodeji.

Kdo zajistí přihlášení a certifikát?

Oficiální postup počítá s přihlášením k evidenci v DIS+ na portálu MOJE daně, oznámením evidenčních jednotek a následným získáním pokladního certifikátu.

To jsou konkrétní administrativní úkoly. Může je zajišťovat klient, případně mu s nimi může pomoci účetní kancelář v rozsahu dostupných oprávnění.

Pokud budete pracovat v klientově DIS+, ověřte si potřebný rozsah přístupu. Finanční správa umožňuje přidělit jiné osobě pověření a nastavit její oprávnění. Doporučuji využít tento postup místo předávání osobních přihlašovacích údajů klienta.

U certifikátu si ale řekněte ještě něco dalšího:
Kdo jej získá, kdo jej nainstaluje a kdo bude zajišťovat jeho obnovu?
To nejsou automaticky stejné osoby. Oficiální návod počítá i s automatickou obnovou, pokud ji pokladní zařízení podporuje. Její fungování proto doporučuji ověřit s dodavatelem.

Kdo nastaví pokladní systém?

Tady bych velmi doporučovala zapojit dodavatele pokladního řešení.

Finanční správa přímo uvádí, že postup instalace certifikátu závisí na konkrétním zařízení a že se podnikatel má s dotazy obrátit na jeho dodavatele. Zařízení zároveň musí umět odesílat údaje o tržbě a přijímat potvrzení ze systému finanční správy.

Účetní může dodat podklady k tomu, které platby mají být evidovány. Doporučuji však, aby technické nastavení, instalaci a ověření funkčnosti zajišťoval dodavatel spolu s podnikatelem.

Když účetní pomůže získat certifikát, ještě tím není hotová příprava pokladny.

Před zahájením provozu bych proto chtěla mít potvrzené, že systém funguje a obsluha ví, jak jej používat.

Kdo bude řešit chyby?

Představte si sobotní odpoledne. Klient prodává, pokladna hlásí problém a účetní kancelář má zavřeno.
Kdo začne situaci řešit?

Tohle potřebujete domluvit předem. Pro provoz doporučuji určit konkrétní osobu u klienta, která sleduje chybová hlášení, řeší problém s dodavatelem a ověřuje, že se neodeslané tržby skutečně doposlaly.
Oficiální informace u výpadku internetu uvádějí odeslání bezodkladně po obnovení připojení, nejpozději do 48 hodin od uskutečnění tržby. U chybných údajů popisují storno nebo opravu pomocí záporné částky.

Čekat na měsíční zpracování účetnictví proto u provozního problému nestačí.

Účetní může pomoci s posouzením opravy a jejím účetním zachycením. Potřebuje ale vědět, co se stalo, jaká tržba byla dotčena a jak byla situace vyřešena.

Kdo kontroluje správnost evidence?

Doporučuji rozdělit kontrolu do dvou úrovní.

První probíhá přímo u podnikatele: obsluha zadává správné údaje a určená osoba sleduje úspěšnost odesílání a řeší problémy.

Druhá může být součástí služby účetní kanceláře: v dohodnutých intervalech porovná podklady z pokladního systému, údaje EET a účetní evidenci.

Finanční správa uvádí, že přehled evidovaných tržeb bude dostupný v DIS+. Vedle souhrnných údajů bude možné požádat o údaje o jednotlivých tržbách.

Při porovnávání je potřeba vysvětlit rozdíly. Součet EET nemusí automaticky odpovídat účetním výnosům za stejné období: evidence tržeb vychází z plateb, účetnictví sleduje také jiné okamžiky a skutečnosti.

A hlavně si určete, co znamená „kontrolovat EET“. Jak často? Z jakých podkladů? V jakém rozsahu? Kdo opraví zjištěné nesrovnalosti?

Dejte rozdělení práce na papír

Jako výchozí model spolupráce doporučuji toto rozdělení:

Oblast	Podnikatel	Účetní kancelář	Dodavatel systému
Posouzení evidenční povinnosti	Popíše prodej a platby, hlásí změny	Zpracuje nebo zajistí dohodnuté posouzení	Dodá informace o fungování systému
Přihlášení a evidenční jednotky	Zajistí součinnost a potřebná oprávnění	Provede dohodnutou administrativu	Poskytne technické podklady
Certifikát	Zajistí jeho správu a ochranu	Může pomoci se získáním	Zajistí dohodnutou instalaci a obnovu
Pokladní systém	Vybere řešení a zajistí obsluhu	Dodá podklady k rozsahu evidence	Nastaví a ověří technické fungování
Provozní chyby	Sleduje a bezodkladně řeší problém	Pomůže s dohodnutým odborným posouzením	Řeší technické závady
Pravidelné kontroly	Předá podklady a vysvětlení	Provede sjednané porovnání	Poskytne potřebné výstupy

Tato tabulka je návrhem spolupráce. Konkrétní rozdělení přizpůsobte službám, které skutečně poskytujete.

Do dohody patří také termíny, kontaktní osoby, postup hlášení problémů a cena.

I práce kolem EET má svou hodnotu

Posouzení platebních postupů, přihlášení, pomoc s certifikátem, komunikace s dodavatelem a pravidelné kontroly znamenají čas i odbornou práci.

Proto doporučuji klientovi předem vysvětlit, co pro něj zajistíte, jakou součinnost potřebujete a kolik bude služba stát.

V účetní kanceláři si zároveň určete, kdo má jednotlivé klienty na starosti a kdo jej zastoupí. Ani uvnitř kanceláře by úkol neměl zůstat u neurčitého „někdo to vyřídí“.

Ještě před zahájením evidence si s klientem projděte čtyři otázky: Kdo posoudí povinnost? Kdo zařídí přístupy a certifikát? Kdo nastaví systém? Kdo bude hlídat provoz a řešit chyby?

A odpovědi zapište. Právě tím začíná spolupráce, ve které obě strany vědí, co od sebe mohou očekávat.