Proč by měla externí účetní dodržovat nějaká pravidla? Proč by se tomu měla věnovat? Proč by tomu měla věnovat pozornost?
Vždyť stačí to množství měnící se legislativy, a ještě k tomu něco přidávat? Nějaká další pravidla? Na to přece není čas!
Tohle může napadnout nejednu účetní. Může jí to vrtat v hlavě. Proč zrovna nějaká pravidla? Ale jedno je jasné. Vzpomeňme si na staré přísloví, že se říká: “pořádek dělá přátele”. A to je právě ono.
U účetních neexistuje žádný jasně daný povinný etický kodex, který by se měl dodržovat. Ten etický kodex (etiku) je ale možné si představit jako určité chování, které by měla každá účetní nastavit ve vztahu ke klientovi.
Každý vztah potřebuje pravidla hry
Každá externí účetní spolupracuje s několika klienty, nemá jen jednoho. A je vždycky potřeba hned na začátku vztahu si říct pravidla hry. O ničem jiném to není.
Je to o pravidlech hry, jakým způsobem budou spolupracovat.
Tak se nastavuje zdravý dodavatelsko-odběratelský vztah, neboli partnerský vztah, partnerství mezi externí účetní a klientem, podnikatelem, který potřebuje určitým způsobem zabezpečit své účetnictví.
A nejen ve vztahu k daňovým povinnostem, například vyplňování daňového přiznání, ale i ve vztahu k tomu, aby on měl lepší přehled o svém podnikání. Každý podnikatel má v hlavě celkový přehled nad jeho podnikáním, ale vždycky je dobré se na to podívat na papírech, podívat se, jak to vlastně ve skutečnosti vypadá, protože čísla jsou neúprosná a hodně ukazují o tom, jak se to podnikání vyvíjí.
Dvě zásadní pravidla pro účetní
Pojďme zpátky k těm pravidlům, které by účetní měla dodržovat. Já bych to shrnula na dvě zásadní pravidla:
1. Mít identifikaci podle AML zákona
O tomhle pravidlu se tady nebudu dále rozepisovat, o něm si můžete přečíst v tomto článku.
2. Pravidlo spolupráce
Druhé pravidlo, kterému se dneska budeme věnovat, je pravidlo spolupráce. Pravidlo, které jasně říká, co má jaká strana dodržovat a co by měla dodržovat, co je povinností a co je očekáváno od druhé strany.
Jednoduše řečeno jsou to nějaká smluvní pravidla. Smluvní pravidla, která se uzavřou mezi klientem a externí účetní, neboli nějaká smlouva o vedení účetnictví.
Proč uzavírat smlouvu o vedení účetnictví?
Proč takovou smlouvu uzavírat? Je to opravdu velmi jednoduché. Ve smlouvě se stanoví pravidla hry, jak už jsem napsala na začátku tohoto článku.
Ta pravidla hry jsou nejenom o termínech, které má splňovat účetní vzhledem k legislativě. Tj. předání zpracovaného přiznání nejpozději do určitého data, aby mohlo být odesláno datovou schránkou v termínu daným zákonem.
Ve smlouvě jsou ale stanovena další pravidla pro klienta, to znamená:
- kdy klient má předat účetnictví
- kdy má předat podklady
- jakým způsobem má předávat podklady
- co všechno pod podklady pro účetnictví je myšleno – jedná se o veškeré dokumenty, které mohou nějak
Je to strašně široký záběr podkladů. Často si klient může myslet, že tyto dokumenty účetní nemusí zajímat. Ale opak je často pravdou, že i zdánlivě nepotřebný dokument, např. doplňující dokument k úvěrové smlouvě, může být velmi důležitý z hlediska správnosti zachycení transakce v účetnictví.
Co všechno by měla smlouva obsahovat?
Termíny
- Termíny pro účetní, kdy má odevzdat svoji práci
- Termíny pro klienta, kdy klient má odevzdat podklady
Pravidla pro sdílení dokumentů
Jedná se o pravidla pro odevzdávání, pro sdílení dokumentů pro účetní, tj. jakým způsobem mají být dokumenty předány – cloudu, papírově, nebo e-mailem.
Platební podmínky
Co se ale týče dalších ujednání, které by si měla externí účetní definovat smluvně, jsou jasně daná pravidla ohledně plateb. To znamená:
- v jakém termínu se platí,
- pokud bude faktura po splatnosti, nepovinna poskytnut další službu,
- zda se platí předem a nebo zpětně (platba předem je pro účetní jistější, ve svém kurzu Cenotvorba pro účetní ukazuji možnosti, jak nastavit platbu předem).
Stanovením platby předem za účetní služby se vyhne účetní nepříjemným situacím, kdy účetní odevzdá svoji práci a klient ji nezaplatí. A i v této moderní době je těchto případů stále hodně. Někteří klienti si stále ještě představují, že je to jednoduchá práce a nevidí za hotovým účetnictvím hromadu znalostí, kterou účetní musí mít.
V pravidlech o platebních podmínkách se nejedná jen o cenu, o stanovení ceny za to účetnictví, ale hlavně o pravidlech úhrady a vystavování dokladů, tj. např. ujednání o placení předem nebo o vystavení faktury do určitého dne v měsíci.
Pravidla pro ukončení spolupráce
A v neposlední řadě by zde chtěla zmínit i pravidla pro ukončování spolupráce.
Velmi často se setkávám s tím, že ať už z důvodů, které vyplývají od účetní, nebo z důvodů, které má klient, jsou ukončovány dodavatelsko-odběratelské vztahy se současnou účetní, protože nastupuje nová účetní.
Ukončení spolupráce je velmi citlivá záležitost a je potřeba na ní myslet v době zahajování spolupráce.
Při ukončení spolupráce mohou klienti požadovat od účetní velmi rozsáhlé sestavy, a nebo účetní začne sama zpracovávat předání podkladů o to v rozsahu, které se blíží rozsahu účetní závěrky. Aby bylo oběma stranám jednoznačné, co bude obsahem předání účetnictví, je potřeba mít již předem stanovena pravidla pro předávání a to včetně pravidel o odměně za tyto činnosti.
Klient, který není zběhlý v účetních záležitostech, nevidí, kolik předání účetnictví obnáší činností. Nevidí, že když se dělá inventarizace pro předání toho účetnictví, takže je potřeba opravdu hodně času, než se sestavy sestaví.
A právě proto je i toto potřeba mít zahrnuto ve smlouvě. Protože, jak se říká, dokud jsou ty vztahy na začátku, dokud jsou velmi pozitivní, tak je dobré v těch smlouvách mít zakotvené i takováto pravidla. A to znamená i pravidla pro ukončení spolupráce.
U ukončení spolupráce by mělo dále zaznít, že:
- bude dokončena rozdělaná práce
- budou předány podklady v rozsahu specifikovaném ve smlouvě
- bude účetní náležet příslušná odměna
Důležitost smlouvy i u přátelských vztahů
Na začátku vztahu, když se právě uzavírá vztah mezi externí účetní a klientem, může se zdát, že tyhle věci přece nejsou potřeba řešit. Ale jak všichni víme, tak na začátku je úplně strašně důležité mít smlouvy, smlouvy poctivě zpracované, smlouvy, které myslí na všechny problémy.
A je dobré v nich mít řečeno, jaká budou právě i pravidla hry výpovědi.
Často ve smlouvách bývá, že smlouvu může vypovědět jakákoliv ze stran, že je stanovena výpovědní lhůta, např. dva měsíce, a to je všechno. Ale nikdo nemyslí na tu práci, která je potřeba udělat.
Takže toto je další pravidlo, které by měla účetní dodržovat: Mít uzavřenou smlouvu o vedení účetnictví s klientem.
Možná se vám to teď bude zdát trošku zvláštní, ale je dobré mít uzavřenou smlouvu s každým účetním klientem. Ať už je to kamarád, ať je to úplně neznámý člověk, tak vždycky je dobré mít smlouvy uzavřené.
A jak se říká, s kamarádem je to vždycky nejhorší, protože když se začne do kamarádství plést podnikání, aniž by předtím byla stanovená pravidla hry, tak to často nedopadá dobře. Takže i tady je dobré mít uzavřenou smlouvu o vedení účetnictví.
Smlouva jako součást zahajovací administrativy
Smlouva o vedení účetnictví by se měla stát nedílnou součástí zahajovací administrativy, než se začne přebírat účetnictví.
V rámci zahajovací administrativy by měl probíhat
- úvodní rozhovor
- seznámení se s požadavky na obou stranách
- cenová nabídka
- uzavření Smlouvy o vedení účetnictví
Již tímto postupem se účetní s klientem seznamuje a ukazuje mu svou expertízu.
Další možné ustanovení ve smlouvě
Samozřejmě ve smlouvě mohou být i další podmínky, např. podmínky při zahájení spolupráce a tedy převzetí účetnictví.
Pro převzetí účetnictví budou připraveny sestavy, na kterých se s klientem individuálně domluví účetní, ale minimálně například:
- účetní deník
- saldokonto odběratelsko-dodavatelských vztahů
- minulá daňová přiznání
- minulé účetní závěrky, včetně inventarizace účtů
- obratová předvaha/hlavní kniha za poslední účetní období
I takové ujednání může být ve smlouvě zahrnuto a to včetně informace o samostatné odměně pro účetní za převzetí účetnictví, tj. účetní zreviduje přebírané účetnictví, nastaví počáteční stavy a zavede do účetnictví vše potřebné pro plynulé navázání na předchozí účetní.
Doporučení pro všechny účetní
Všem externím účetním, vřele doporučuji, abyste měli uzavřenou se svými klienty smlouvu o vedení účetnictví. Pokud nemáte ještě svou smlouvu, můžete si vzorovou smlouvu objednat na mém webu.
Pokud půjde někdy do tuhého, budete vědět, že vás smlouva chrání a že je ve váš prospěch. Například, že vám klient musí zaplatit za to, že předáte účetnictví.
Tolik k pravidlům, které by měla externí účetní dodržovat. Pokud bude mít účetní s každým klientem uzavřenou poctivě smlouvu o vedení účetnictví, tak je to jedině pro její dobro. A je ale i pro dobro klienta, aby věděl, jak jsou věci stanoveny, jak jsou stanoveny termíny, neboli co je přesně ujednáno mezi ním, klientem, a účetní.