Proč je období účetních závěrek tím nejvíce náročným obdobím v celém roce pro účetní? To je téma článku, který jsem pro vás dneska připravila.
K napsání tohoto článku mě vedou poslední zkušenosti s konzultacemi, u kterých vidím, jaké dopady má závěrkové období na všechny účetní.
Běžné pracovní vytížení účetních
Pojďme se podívat na to, proč je vlastně období účetních závěrek tak strašně náročné.
Každá účetní má ve svém měsíci jasně dané termíny, jasně danou náplň práce pro skoro každý den. A když vezmeme celý měsíc:
- Na začátku do 15. dne se musí zpracovávat mzdy – to je první jasný termín
- Druhý jasný termín je do 25., kdy se musí zpracovávat DPH
To jsou dva základní termíny, které nás provází celoročně. Týkají se téměř všech účetních, které buď mají za klienty, nebo zpracovávají účetnictví plátcům DPH nebo firmám a podnikatelům, kteří mají zaměstnance.
Pak jsou k tomu další termíny, které jsou stanoveny už na základě interních dohod mezi klientem, firmou, podnikatelem a na druhé straně s účetní.
Účetní je vlastně osoba, která si málokdy dokáže najít volné dny, ve kterých může dělat něco jiného než zpracování mezd, prvotních dokladů, dokumentů a DPH.
Co přináší období závěrek
Když se podíváme na celoroční práci, kterou účetní dělá, je to jasně stanovené. Do toho nám v období první poloviny roku (někdy pouze v prvních čtyřech měsících, pokud nejsou prodloužena období) vstupují závěrkové práce:
- Uzavírá se účetní období
- Dělají se účetní závěrky
- Zpracovávají se inventarizace účtů
- Musí se zpracovat i fyzické inventarizace a jejich výstupy
Často se setkávám s tím, že podnikatel nebo osoba, která není zasvěcená do účetní problematiky, si nedokáže představit, co všechno je potřeba v rámci účetní závěrky udělat, zaúčtovat, zjistit, doložit a zkontrolovat.
Co vidí veřejnost vs. realita
Všichni vidí jen ten výstup. Výstupem se často myslí zpracování přiznání k dani z příjmu. A tím to pro většinu neodborné veřejnosti končí.
Ale každá účetní ví, že účetní závěrka není jen o tom udělat formulář k dani z příjmu, ale že je to o velmi detailní práci a kontrole, při kterých se musí postupovat:
- v souladu se zákonem o účetnictví
- v souladu s prováděcí vyhláškou
- v souladu s českými účetními standardy
Není to jednoduchá práce, to si všichni přiznejme. Je důležité, aby si účetní na to našla klid, aby věděla, co ještě neudělala, co všechno má udělat a jaké podklady jí ještě chybí.
Jak období závěrek zvládnout?
Aby ty práce byly snesitelnější, jsou doporučovány třeba čtvrtletní nebo pololetní závěrky, aby se předpřipravilo účetnictví a v rámci roční účetní závěrky se nemuselo řešit dokládání transakcí například z první poloviny uzavíraného roku.
Aby se účetní závěrka zvládla a období účetních závěrek bylo snesitelnější, je potřeba:
- Jasně si stanovit termíny u jednotlivých klientů, kterým zpracováváme účetnictví a tedy účetní závěrku. Termín musí být takový, že nás donutí něco dělat.
- Nenechat se vyrušovat jinými záležitostmi. Vždycky si najdeme něco “důležitějšího”. Když se nám do něčeho nechce, tak vždycky najdeme důvod, proč to nyní nemůžeme dělat. Důvodem může být např., že je potřeba zaúčtovat banku aktuálního měsíce, DPH, mzdy…
- Nenechat se rozptýlit. Do našeho času se nám dostávají rodinné záležitosti, narozeniny, svátky, různé oslavy, Velikonoce, a k tomu potřebný odpočinek.
Myslete na svoji energii
Účetní není perpetuum mobile, potřebuje dobít baterky, protože ani ty nejsou samonabíjecí. Je potřeba, aby baterky fungovaly, protože pokud nebude účetní odpočinutá, bude dělat chyby a bude chtít mít práci rychle za sebou.
Ale přesto nemůžeme brát potřebu dobít baterky jako výmluvu k tomu, že se nebudeme včas věnovat zpracování účetní závěrky, protože tam je jasně daný termín. Termín pro podání přiznání.
Je potřeba si vždycky uvědomit, že pokud před něčím utíkáme, stejně nás to doběhne. A pokud utíkáme před něčím, co pro nás není v tu chvíli pohodlné, stejně nás ta problematika jednou doběhne a my se tomu musíme dřív či později postavit.
Není cílem zpracovat účetní závěrku rychle, ale je cílem zpracovat účetní závěrku dobře a v termínu. A to je právě o tom, že si musíme umět stanovovat termíny.
Pokud si termín stanovíme příliš ambiciózně, je riziko, že ho nedodržíme. A pokud naopak stanovíme termín velmi ležérní a pozvolný (“přece o nic nejde, je na všechno spousta času”), může se stát, že ani tento termín “na pohodu” nebudeme stíhat.
Je důležité si uvědomit, že účetní závěrka má jasná pravidla. O stěžejních oblastech účetní závěrky a jak zvládnout ty nejkritičtější a nejobávanější části závěrky se dozvíte v mém SOS balíčku pro bezproblémovou a bezchybnou účetní závěrku.
Když si vezmete všechny oblasti účetní závěrky, je toho opravdu hodně. Potřebujete si systematicky najít systém v tom, jak budete postupovat, že každý den uděláte nějakou část:
- I když jste unavení
- I když jste měli náročný den
- Je potřeba si třeba aspoň připravit jeden export z jednoho účtu
- Nebo si říct, že dnes už nic neuděláte, protože opravdu to byl náročný den, ale hned další den něco uděláte a bude to první věc, do které se ráno pustíte. A důležité je toto dodržet.
Abyste se neztratili, může vám sloužit SOS balíček neboli checklist, jehož obsahem je návod, který vás povede krok za krokem účetní závěrkou. Díky němu nezapomenete na nejkritičtější oblasti, které vás mohou v účetní závěrce potkat.
Co všechno účetní závěrka zahrnuje
Abychom si představili, co je všechno účetní závěrka – není to jen o tom, že zmáčknete tlačítko v programu a vygenerujete rozvahu, výsledovku. Je to o mnohem větší spojitosti všech úkonů:
- Zkontrolujete účty
- Doúčtujete chybějící časové rozlišení a opravné položky
- Zachytíte chybějící náklady a výnosy, na které musíte vytvořit dohadné položky
- Zachytíte přecenění některých aktivních účtů na reálnou hodnotu (např. deriváty)
- Řešíte oblast majetku, která je velmi náročná na to, abyste si odsouhlasili, že všechno máte dobře zaúčtované
Nejednou jsem viděla, že třeba na kartě majetku chybí účetní odpisy. Pak dohledáváte, proč to tak je, že zrovna nějaký účetní systém, když nastavíte, že účetní odpisy se rovnají daňovým, nezahrne do karty majetku účetní odpisy. To je pravděpodobně špatně nastavené.
Je tedy potřeba zkontrolovat i takové věci jako:
- Jestli v kartách majetku jsou správně stanoveny účetní odpisy
- Jestli jsou správně stanoveny daňové odpisy
- Jestli všechno souhlasí, i když jsou daňové a účetní odpisy stejné
O pravidlech a oblastech účetní závěrky bychom mohli povídat dlouho, ale já jsem vám to všechno shrnula do SOS balíčku, který vám pomůže:
- Neztratit se
- Odkontrolovat, kde zrovna jste
- V jaké oblasti jste
- Co vám případně chybí
- Zda jste na něco nezapomněli (například přecenění cizoměnových aktiv a závazků)
Zvládněte období závěrek s rozumem
Období účetních závěrek je velmi náročné. Jelikož jsme všichni účetní, je potřeba se k tomu postavit s tím, že i když máte jen pár klientů (jednoho, dva, deset), je potřeba si jasně říct, kdy budete mít závěrku hotovou, abyste všechno nenechávali na poslední chvíli.
Protože potom by vám baterie opravdu velmi rychle došly. A zároveň je důležité myslet na doplnění energie – nejenom čokoládou, chipsy a kávou, ale něčím kvalitnějším:
- Opravdu stravou, která vás naplní
- Pohybem
- Procházkou (i procházka do obchodu je v pořádku)
Důležité je neodsunovat, mít jasně stanovený plán a toho se držet, i když vás to bude stát úbytek soukromého času v tomto období. Je potřeba s tím počítat. Ono se vám to potom vrátí.
Rada ze zkušenosti
Ještě jedna rada na závěr. Pokud máte více klientů (o tom mluvím i z vlastní zkušenosti) – i když si to rozplánujete, můžete si říct: “Tenhle klient je pohodový, toho můžu odsunout na později.” Ale není to dobrý přístup.
Dávát totiž přednost těm klientům, kteří takzvaně “křičí”, kteří jsou dominantnější, kteří se více připomínají a urgují není profesionální přístup. Je potřeba si říct: “Ne, budu ke všem klientům přistupovat stejně a opravdu je budu zpracovávat tak, jak to mám rozplánované.”
Abyste se i vy neztratili v plánování jednotlivých závěrek a v tom, komu ještě co chybí, určitě využijte SOS balíček, který jsem pro vás připravila. Obsahuje checklist patnácti nejkritičtějších bodů účetní závěrky.
Díky tomuto checklistu si vždy odkontrolujete, jestli máte v účetní závěrce všechno zpracované, jestli jste na nic nezapomněli a jestli je vše v pořádku.
Závěrkové období je náročné, ale vždy je možné vidět světlo na konci tunelu.