Účetní závěrka představuje vrchol v oblasti účetnictví, v oblasti profesního účtování. Je potřeba ji vnímat tak, že to není nutné zlo. Je to určitý druh profesního vrcholu každého roku.
Dnes se podíváme na to, jak závěrové období nepřežívat, ale jak si ho užít a uchopit správným způsobem.
Účetní závěrka z pohledu legislativy
Pojďme se podívat na to, co je účetní závěrka. Je definovaná legislativou. Upravuje ji nejenom zákon o účetnictví, ale i ostatní související předpisy.
Je kolem ní spousta informací, které jsou nám všem ve světě účetních více méně známé a ke kterým musíme přihlížet při zpracování účetní závěrky. Tohle je fakt, který nelze přehlížet.
Účetní závěrka jako spojení všech dovedností
Ale je potřeba si uvědomit, že účetní závěrka sama o sobě je místem, kde se spojí všechny dovednosti účetních. Propojí se tam znalosti a vědomosti z oblasti účetnictví, z oblasti daní.
Zároveň je tam potřeba dobře znát procesy, které se nachází v dané firmě, ať už je účetní interní nebo externí. A to z toho důvodu, aby účetní pochopila a dobře odhalila, kde by mohly ještě chybět nějaké doklady, na co se má dávat pozor.
Ve firmě ne každý je odborník na účetnictví a je potřeba si uvědomit, že třeba ten, kdo má na starosti obchodní oddělení nebo další oblasti, nemusí úplně dobře znát účetní předpisy. Ale účetní je může na to připravit.
Komunikace s ostatními odděleními
Účetní může diskutovat nebo komunikovat potřeby účetního oddělení – ale ne příliš přísným, nakazovacím způsobem. Spíše ve stylu jednoznačných instruktáží a jasných informací pro odpovědné osoby, proč mají dodávat dokumenty a proč mají informovat účetní oddělení o důležitých věcech.
Totéž platí i ve vztahu k vedení společnosti, které využívá spoustu informací pro efektivní řízení firmy.
V rámci účetních závěrek se často ukazuje, jak účetní dobře zná podnikatelské prostředí firmy, ale také jak může přinášet firmě hodnotu. Může odhalit, že chybí nějaké dokumenty, které třeba patří ještě do nákladů, nebo do výnosů, tj. nejsou vystavené faktury za prodané zboží a mnoho dalšího. Na tohle všechno je potřeba si dát pozor.
Nadhled místo stresu
Dalším důležitým bodem ve vztahu k účetní závěrce je uvědomit si, že závěrka nám nemá způsobovat stres. Je potřeba mít nadhled místo stresu, protože pokud se účetní dostane do stresu, snižuje se kvalita práce, zhoršuje se vnímavost, přehlíží se důležité informace nebo se něco zaúčtuje špatně.
Nejednou jsem se setkala s postěžováním si účetních: „Jak jsem tohle mohla udělat? Jak jsem tohle mohla zaúčtovat? Vždyť je to úplná blbost, takhle to být nemá. To jsem byla úplně mimo. Nechápu, jak jsem tohle mohla udělat.“
Takových případů je hodně, když je účetní ve stresu anebo když dané problematice nerozumí. Pokud nerozumí problematice, je dobré si to přiznat. Je normální, že člověk nezná všechno a je normální, že si řekne o pomoc.
Nebát se požádat o pomoc
Já mám v období účetních závěrek hodně konzultací, i třeba telefonických, nepravidelných, na téma „jak tohle mám promítnout v účetní závěrce, jak to mám zaúčtovat“ nebo „můžete mi poradit“.
Když jsem pracovala ještě v kanceláři s kolegy a někde jsem se zasekla, říkala jsem kolegovi: „Prosím tě, můžu tě vyrušit? Já si potřebuji jenom urovnat myšlenky.“ A když se problém řekne nahlas, tak se často myšlenky urovnají a zjistí se: „No jasně, tohle je blbost. Takhle to prostě nemůžu zpracovat.“
V mém případě to byly spíš daňová přiznání nebo kontroly účetních závěrek. Vždycky jsem říkala: „Tak díky za to, že jsi mě poslouchal a si to mohla tady přeříkal.“ A kolega vždycky reagoval: „Není za co, tak hlavně, že sis to zodpověděla sama.“
To je právě důležité – nebát se a říct si o pomoc. Já v rámci mentoringů nebo konzultacím, které poskytuji pro účetní, přesně vím, že tohle účetní trápí velmi a někdy opravdu stačí problém říct nahlas a řešení se najde samo.
Tři pilíře klidné závěrky
Je důležité mít jasně dané body, které nám umožní klidnou závěrku. Co si pod tím představit? Já bych to nazvala „tři pilíře klidné závěrky“:
1. Příprava
Rozhodně nepodceňujte přípravu na účetní závěrku. Účetní závěrka není jednorázová záležitost, která se dělá jednou za rok. Pro mnohé to sice účetní závěrka znamená, ale pokud se na to připravujeme průběžně – třeba nemusí to být každý měsíc, může to být jednou za půl roku, za kvartál, nebo vždy na podzim – pak samotné sestavení bude mnohem snazší.
Když jsem ještě působila v oddělení auditu, jezdili jsme již na podzim na tzv. předaudity. Smyslem předauditu bylo podívat se na účetní závěrku např. ke konci třetího kvartálu, na účetní data, a byl ještě čas tam něco napravit či diskutovat na těžšími účetními případy.
Je důležité si uvědomit, že komunikace a spolupráce napříč firmou je jeden ze základních stavebních kamenů potřebných pro správné vedení účetnictví. Nebojte se např. naplánovat schůzku s vedením společnosti a říct: „Teď bude účetní závěrka, pojďme se podívat, co se v té firmě stalo, pojďme si dát termíny, kdy budou dokumenty předány účetní a pojďme si říct, zda neexistuje ještě cokoliv, co by mohlo mít vliv na správnost sestavení účetní závěrky a také na správnost účtování.“
I když pracujete jako externí účetní, máte právo toto udělat. Pokud jste interní účetní, máte to ještě jednodušší – nebojte se zajít za šéfem a říct: „Pojďme si dát schůzku, kde probereme, jestli se ke mně dostaly všechny dokumenty a pojďme si stanovit termíny pro odevzdání podkladů.“
Interní účetní zda život v firmě, takže to má jednodušší, i když se často říká, že se do účtárny dostávají dokumenty jako poslední. Je dobré zvážit naplánování schůzky, kde se sejde veškerý management firmy, a vysvětlí se, co účetní závěrka znamená a co je potřeba udělat, aby se to nehonilo na poslední chvíli.
Říkejte to klidným způsobem, bez vyhrožování. Vyhrožování přistupujeme až v krajním případě, kdy opravdu i po asi 150. vyžádání stále ty dokumenty nemáme.
2. Vlastní kontrolní systém
Druhý z pilířů je mít vytvořený vlastní kontrolní systém, který dává jistotu. To je strašně důležité, protože pokud víme, jak všechno odkontrolovat, pak je náš život jednodušší.
Já ve své praxi jsem si vytvořila funkční systémy, které fungují dodnes. Nejoblíbenější je efektivní práce s obratovkou neboli obratovou předvahou, protože to je základ každé úspěšné účetní závěrky – umět pracovat s obratovou předvahou. Tyto kontrolní systémy jsou opravdu velmi důležité a určitě je nepodceňujte. Pokud kontrolní systémy nevíte, jak vytvořit, využijte návodu, který je k dispozici v kurzu To NEJ k účetní závěrce.
3. Interpretace dat
Další z principů je určitě to, že můžeme z čísel interpretovat, co se ve firmě děje, případně jaký je trend. Třeba udělat nějaké vyhodnocení – nejenom zde je rozvaha, výsledovka a příloha k účetní závěrce, ale také nějaké sestavy, zjednodušený reporting, který můžete vedení firmy předložit.
To je skvělý materiál, se kterým se dá pracovat, můžete porovnávat různá období, ukazovat změny, které nastaly. Tímto dostávají účetní služby úplně jiný význam.
Účetní závěrka jako příležitost prezentovat výsledky
Účetní závěrka je také příležitost prezentovat výsledky. Jednoznačně pomáhají grafy, které ukazují, co se ve firmě děje.
Zároveň můžeme účetní závěrku vnímat jako příležitost pro profesní růst, protože každá účetní závěrka je individuální, nikdy to není stejné další rok a nebo u další firmy. Je potřeba neustále zlepšovat procesy, budovat důvěru a sebedůvěru v sebe sama, důvěřovat i okolí – ne si říkat „Ježiši, to je špatné, s tím bude problém“, protože si ten problém potom přivoláme.
Náročná, ale nádherná práce
Je důležité si ve vztahu k účetní závěrce uvědomit, že je sestavení účetní závěrky náročné. Je to náročné, ale má to nádherný systém, a když všechno sedí, když všechno odsouhlasíte, máte pocit, že jste pro to udělali maximum.
Na rozdíl od mé práce v auditu, kde jsem chvíli pracovala, kde mi vadilo, že po mně nic nezůstane, jen šanon s auditním spisem a další rok se postupuje zase od nuly, v účetní závěrce je to jiné. Když si uděláte jeden rok krásnou účetní závěrku, tak další rok na ni navazujete a čerpáte z toho, co už jste měli.
To je strašně důležité si uvědomit: neděláte účetní závěrku jen pro daný, konkrétní rok, ale děláte to i pro budoucnost, pro další rok. Všechno vám bude dobře navazovat, budete vědět, co bylo v počátečních stavech, a hezky si to doložíte.
Buďte hrdí na svou práci
Na závěr bych vás chtěla povzbudit, abyste byli hrdí na svou práci, na práci účetních a na práci, kterou vykonáváte v rámci účetních závěrek. Je to opravdu náročné.
Často slýchám od účetních, že klienti nevidí hodnotu v účetní závěrce – že ji odešlete e-mailem a jediná odpověď je „souhlasím“ nebo „nemám k tomu námitky“. Ale to je super, toho bych se vůbec nebála.
Samozřejmě záleží na velikosti firmy, pro kterou účetní závěrku zpracováváte, ať už interně nebo externě. Ale vždycky je dobré přidat nějakou přidanou hodnotu, třeba porovnat výsledky.
Nestačí jen ukázat porovnání v rámci rozvahy a výsledovky, protože to málokomu něco řekne. Je potřeba říct například: „Prodej bot byl letos lepší než prodej bot minulý rok a to o X %.“ To je jen zjednodušený příklad, ale ukazuje tu hodnotu, kterou vedení předáváte.
Závěrečné shrnutí
Je důležité si uvědomit, že účetní závěrka není jen o číslech. Je to o tom, že porozumíme byznysu, že se zajímáme o podnikatelskou činnost firmy.
Účetní závěrka má smysl – splnit zákonné povinnosti a sestavit daň z příjmu. Je to dokonalé mistrovské dílo, a když je kvalitní, má životnost delší než jeden rok.
Chcete s osvědčeným systémem a praktickými nástroji zvládnout účetní závěrku? Neváhejte a přidejte se do kurzu To NEJ k účetní závěrce, o kterém absolventka Monika napsala: „Nabízený kurz jsem absolvovala loni a je opravdu skvělý, vřele kolegyním doporučuji!„